Optimiser l'utilisation du tableur pour bâtir des outils de gestion et d'aide à la décision

Utiliser les fonctions avancées pour améliorer et automatiser ses documents.

Public :

Toute personne chargée de la gestion d’une structure (association ou entreprise) et/ou d’un projet, administrateurs, comptables… travaillant sur des éléments chiffrés.

Objectifs :

  • Être en mesure d’organiser l’information budgétaire au sein de sa structure ou de son projet pour permettre à terme le traitement instantanée des informations et leur analyse
  • Identifier les éléments d’information pertinents et organiser leur consignation au sein des fichiers budgétaires
  • Acquérir une méthodologie pour concevoir des tableaux efficaces et automatisés
  • Exploiter tous les potentiels du tableur pour rassembler et consigner de manière cohérente et sécurisée les informations, puis les présenter de manière synthétique dans des documents dynamiques et automatisés

Pré requis :

Cette formation nécessite de connaître les fonctions de base du tableur.

Les participants devront être équipés d’un ordinateur portable et d’une version d’Excel 2010 ou supérieure, ou d’Open Office 3.0.

Contenu :

  • Identifier les éléments d’information pertinents et organiser leur consignation au sein de ses fichiers budgétaires
  • Créer des trames de budget type par activité et une trame de budget de fonctionnement
  • Créer et positionner les formules de calculs automatisés : conditions simples, complexes, imbriquées…
  • Spécifier chaque ligne de chaque budget type pour préparer les différents niveaux de regroupement utiles lors des analyses futures
  • Identifier les différentes catégories (projets, activités, clients, partenaires…) ou codes (analytique, action…) et créer des listes déroulantes pour faciliter et sécuriser la saisie
  • Mettre en place des formules conditionnelles, des fonctions de recherche... pour : analyser des données sur la base de critères de sélection, classer des données, effectuer des dénombrements ou calculs conditionnels, des recherches paramétrées…
  • Dupliquer les budgets types et les organiser dans une feuille de saisie, source des futurs tableaux d’analyse
  • Exploiter une base de données (ou liste) : créer des listes pour faciliter la gestion et l’analyse de groupes de données réunies dans une feuille de calcul ; filtrer les colonnes de la liste ; créer un rapport de tableau croisé dynamique (TCD)
  • Gérer des grands tableaux : créer et utiliser un plan ; insérer des liens hypertextes
  • Lier des feuilles de calcul pour rapatrier les données d’un tableau vers un autre : liaisons externes dynamiques simples et complexes (fonction RECHERCHE)
  • Créer automatiquement et reconstituer tout type de budget (général, sectoriel, annuel ou pluriannuel…) à l’aide des TCD et réaliser autant de tableaux que de critères d’analyse différents souhaités : organiser et paramétrer les étiquettes de champ selon les informations à faire ressortir ; paramétrer les niveaux de regroupement et faire apparaître ou non totaux et sous-totaux
  • Créer son plan de trésorerie et être en mesure de l’actualiser en cours d’activité
  • Lier les TCD et en exploiter les données dans les grilles budgétaires imposées par les différents partenaires (demande d’aide ou de subvention, grilles d’analyse de compte de résultat et de bilan…)
  • Retraiter les exports de comptabilité en format .xls,. cvs ou .tab pour les rendre exploitables sous forme de TCD
  • Créer des tableaux de liaison entre deux TCD (budgets / réalisé) pour mettre en place son contrôle de gestion
  • Rendre compte de son activité et/ou de ses projets
  • Formuler des hypothèses, des scénarios et analyser les résultats

Intervenant(s) :

Cyrille Bureau, directeur d’ARTES, consultant et formateur en techniques de montage et de gestion de projet.

Méthode :

Pour illustrer toutes les possibilités du tableur, les cas pratiques s’appuieront le premier jour sur des études de cas issues du secteur culture (analyse de fréquentation, bilan de saison, plan de financement, inventaire…). Les travaux dirigés seront réalisés lors des jours 2 et 3 sur les fichiers des participants (bases de données, budgets, exports de comptabilité, bilans d'activité...)

Durée et coût pédagogique :

Effectif limité à 6 personnes maximum

3 jours (soit 21 heures), 1 590 euros nets de taxes

Prise en charge possible par les différents fonds d'assurance formation.

Tarif spécifique :

Destiné aux personnes physiques, aux salariés d'associations et aux agents des communes de moins de 2500 habitants :

990 euros nets de taxe par participant

Lieu(x) et date(s) :

  • Nantes, les 25, 26 et 27 juin 2018
  • Lyon, les 11, 12 et 13 décembre 2018

Voir aussi :

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Infos complémentaires :

    Cette formation peut s’adresser à plusieurs personnes d’un même service et être dispensée directement dans votre structure en version « intra ».

    Pour toute information complémentaire : 02 40 20 35 35