Efficacité professionnelle :
 optimiser l'organisation collective

  • Formation à distance, les 17, 18 et 19 mai 2021

Un collectif d'individus, même ayant une motivation et un but commun, ne suffit pas à définir une organisation. Il faut un peu de structuration (et moins de "pensée magique").

Public concerné :

Toutes personnes exerçant une fonction d’encadrement ou de coordination, à titre principal ou accessoire (indépendamment du titre effectif). Cette formation vise à améliorer les pratiques collectives, donc est aussi particulièrement pertinente pour l'ensemble d'une équipe.

Ils ont suivi cette formation :

La Machinerie Venissieux    Jet FM Nantes    Institut international de la marionnette Charleville Mezieres  L ESCURO CPIE DU PAYS CREUSOIS Gueret

Objectifs :

  • Élaborer en continu la vision de l'activité générale
  • (Ré)concilier la variété des projets et activités menés avec la finalité de la structure et un but partagé
  • Formaliser des méthodes communes pour que chacun (re)trouve sa place aisément
  • Gagner en synergie entre process généraux et de production
  • Améliorer la circulation et la pertinence de l'information
  • Transformer les temps de concertation/réunion en temps efficaces et vecteurs d'intelligence collective

Prérequis :

Aucune connaissance particulière n’est nécessaire. Toutefois une expérience d’au moins six mois dans sa fonction permettra d’appréhender toute la portée des enseignements.

Contenu :

Déterminer, organiser et suivre l'activité globale

  • Évaluer avant de planifier et d'organiser
- Méthode simple pour évaluer chaque projet (ou activité) avant de travailler dessus
- L'approche incrémentale : répartir la charge de travail de manière rationnelle et prévisible
- Réaliser des plannings visuels (Gantt) en quelques clics
- Gérer l'incertitude, adapter en continu la prévision et la réalité
- Regrouper l'information de manière simple et utilisable par toutes les parties prenantes
  • Se doter de tableaux de bords
- Les caractéristiques utiles d'un tableau de bord en fonction de la finalité             - Construire une pyramide d'information adaptée à la structure et ses modes de travail
- Impacts sur le niveau et la lisibilité de décision
- Assurer un reporting pertinent à chaque métier de la structure
  • Quelle(s) équipe(s) pour quel(s) projet(s) ?

- Répartir la charge de travail mais aussi la complexité
- Intégrer les contraintes des services généraux, mobilisés par nature sur chaque projets

L'approche processus

  • La formalisation en processus pour évaluer et décider rapidement,
  • Comment ne pas être influencé par les circonstances
  • Des processus clairs permettent des méthodes et des procédure efficaces et lisibles
  • Organiser n’est pas régenter : rendre les processus adaptatifs pour faire face aux imprévus sans générer de conflits

Organisation et systèmes d'information

  • Temporalité de l’information ; sélectionner l’information utile
  • Temps formels et informels, l'alternance nécessaire
  • Les outils de l’organisation et de l’information :
    - Revue des outils faciles
    - des outils communs impliquent un usage et des bénéfices mutualisés
    - trop d’outils tuent l’outil (et il n’y a pas d’outil « magique »)
  • Le rôle de chacun dans la transmission de l’information
  • Les règles d’une information lisible et utile

Le travail en groupe, le travail collaboratif

  • Travailler en commun ne va pas de soit mais est toujours enrichissant
  • Les règles de base pour que cela fonctionne, sans décevoir les attentes
  • Le groupe de travail doit être une entité souple, sans perdre ses objectifs
  • Micro concertations ou travail de groupe ?
  • Outiller le travail collaboratif

L’animation des réunions de travail

  • A quoi doivent servir les réunions ?
  • Différents types de réunions suivant la finalité
  • Fréquence et efficacité, le casse tête
  • De l’utilité des personnes réellement concernées
  • De l’inutile à l’intelligence collective, juste une question de durée
  • Avant, pendant et après : les points clés de l’efficacité

Synthèse méthodologique suivant la situation de chaque participant

Exercice « fil rouge » sur un projet type ou un exemple des participants.

Modalités pédagogiques :

Cette formation est essentiellement basée sur la pédagogie active : mise en situation sous forme d’ateliers et cas pratiques autour des situations des participants, exercices, analyses d’exemples…
Avant la formation, chaque participant complète un questionnaire lui permettant d’exprimer au formateur sa situation et ses attentes.
Les supports pédagogiques et les références bibliographiques sont fournis à chaque participant pendant ou après les sessions.

Intervenant(s) :

Gilles Janin, issu d'une double formation universitaire sciences physiques et communication, commence par travailler pour des agences de marketing dans les années quatre-vingt, puis s'oriente vers les Technologies de l'information dès le début des années quatre-vingt-dix. 

Fondateur d’une agence de marketing digital en 1995, puis associé d'un groupe précurseur de la transformation digitale, il devient expert indépendant au début des années 2000, prestataire pour des entreprises et des organisations nationales et internationales et des services de l'Etat.
Il a également été à l'initiative de la licence professionnelle "Management de la relation client Europe" à l'Université de Nantes et chargé d’enseignement de 2005 à 2009.

En dehors de ses activités professionnelles, il est fondateur ou membre de la gouvernance de plusieurs structures associatives et culturelles (organisations professionnelles, radio, patrimoine, musiques actuelles…).

Formateur ARTES / FAZHAN depuis 2008.

Lieu(x) et date(s) :

  • Formation à distance, les 17, 18 et 19 mai 2021

Durée et coût pédagogique Fazhan :

Durée : 3 jours soit 21 heures de formation. Effectif limité à 10 personnes.
Tarif public FAZHAN : 1 590 euros, net de taxes, par participant

Tarif spécifique Artes :

Destiné aux personnes physiques, aux salariés d'associations et aux agents des communes de moins de 2500 habitants :
990 euros, net de taxes, par participant

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Accessibilité aux personnes en situation de handicap

    Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées moteur dans la plupart de nos lieux de formation. D’autres types de handicaps et de compensations peuvent être pris en charge sur demande. Notre organisme de formation est doté d’un référent handicap qui peut étudier avec vous les différents aménagements de votre projet de formation.

Infos complémentaires :

    Cette formation peut s’adresser à plusieurs personnes d’un même service et être dispensée directement dans votre structure en version « intra ».

    Pour toute information complémentaire : 
02 40 20 35 35

Depuis 2005, nous avons dispensé plus de 200 000 heures de formation,
à plus de 10 000 participants, avec un taux de satisfaction de 96 %

(Vous pouvez consulter le taux de satifaction spécifique de chaque formation sur sa fiche descriptive)

ARTES certifié QUALIOPI
Centre agrée TOSA

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie suivante : ACTIONS DE FORMATION

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