Organisation de la billetterie et accueil des publics

Public concerné :

Toute personne chargée d’organiser la billetterie et/ou d’accueillir les publics : administrateur, secrétaire général, chargé de relations avec les publics, chargé de communication, responsable et chargé de la billetterie, responsable et chargé de l’accueil, opérateur billetterie...

Ils ont suivi cette formation :

Objectifs :

• Connaître et respecter la législation de la billetterie
• Organiser les services au public et optimiser la relation d'accueil
• Savoir gérer les différentes situations d'accueil et le handicap
• Maîtriser les procédures de gestion des fichiers du publics, d'abonnement, d'adhésion, de réservation, de vente au guichet, de contrôle, de gestion des flux et de gestion de salle
• Avoir des notions de gestion d'un appel d'offre pour un logiciel de billetterie et de statistiques
• Gestion des bénévoles et législation
• Être parfaitement informé des procédures de contrôles de l'État (fisc, URSSAF, SACD et CNIL)

Prérequis :

Cette formation ne nécessite aucune connaissance particulière préalable.

Cette formation ne nécessite pas d'outils particuliers, toutefois les participants tenant des billetteries manuelles ou informatisées sont invités à se munir de quelques exemples issus de leur activité (billet, plaquette de saison, formulaire d'abonnement, recette...).

Contenu :

Les fondamentaux de l'accueil et de la billetterie

• Qu'est-ce que l'accueil ? La gestion des conflits. Les cibles visées (le public traditionnel, les séniors, le jeune public, le public handicapé) et les organigrammes les mieux adaptés
• Lois et cadre réglementaire de la billetterie manuelle ou informatisée (fiscalité, URSSAF, CNIL, RGPG)
• Le billet : typologie, sécurité et mentions obligatoires. Le billet manuel et thermique, le E-Ticket, le M-Ticket, le duplicata, le billet de groupe, la contremarque
• Le billet : typologie et mentions obligatoires

Le public et le fichier

• Les types de public, public et sécurité, les commandes, les risques du changement changements de public
• Les fichiers des publics : typologies, variables et historiques

Le lancement de saison et la réservation

• Les critères d'un bon lancement de saison
• Le rôle de la réservation et les filières de vente (internes, revendeurs, réseaux sociaux)
• Le placement en salle numérotée
• Les types de réservation, les quotas et contingents, l'envoi des billets

L'abonnement, l'adhésion et le Pass

• Le rôle, les types, la création et la prise d'abonnement
• L'adhésion : généralités, mode d'emploi et tarifications
• Le Pass : ses avantages et ses inconvénients. Les différents types

Les contrôles de l'État

• SIBIL, Contrôles fiscal et URSSAF de billetterie, contrôles SACEM et SACD
• L'interface avec la comptabilité : liaison avec la comptabilité générale et analytique

Le guichet et le téléphone : présentation, paiement, suivi des ventes et des crédits

Le bureau et le contrôle

• Mise en place du hall, procédure, retour des non distribués, liste d'attente
• Procédure manuelle, contrôle d'accès automatisé, gestion des litiges, archivage

La TVA

• Les textes de référence et les différents taux applicables
• Les taux en fonction des types d'événement

La salle : Les pré-requis, la salle de manifestation, les rapports avec la régie

L'informatisation : l'appel d'offre, le choix du logiciel et du matériel

Les statistiques : exemples de statistiques sociales, culturelles et commerciales

La gestion des bénévoles : statut et responsabilités

Modalités pédagogiques :

Apports théoriques, études de cas concrets et échanges d’expériences.

Avant la formation, chaque participant est invité à un entretien avec un conseiller, puis à compléter un questionnaire lui permettant d'exprimer directement au formateur sa situation et ses attentes. Le contrôle des acquis en cours de formation est réalisé à l'aide de mises en situation, d'auto-diagnostic, de travaux pratiques ou dirigés, suivant les modalités pédagogiques. Une évaluation qualitative est réalisée en fin de formation, puis analysée par l'équipe pédagogique. Le résultat global est à la disposition du participant. Une attestation individuelle de formation, rappelant les objectifs, est remise au participant l'ayant suivie avec assiduité.

Intervenant(s) :

Jean-Christophe ROUVET, consultant spécialisé en gestion du public et billetterie dans le secteur culturel et sportif, créateur de Billetel (billetterie de la FNAC), co-auteur du Traité de billetterie (Éd. AS), co-auteur du dictionnaire de billetterie « Le Rouvet », directeur des publics de Lille 2004 et de Mons 2015, expert-consultant pour les scènes nationales et municipales. Intervenant dans le cadre d’appels d’offres.

Durée et coût pédagogique :

Effectif limité à 12 personnes maximum

3 jours (21 heures), 1 750 euros nets de taxes par participant

Nos formations sont éligibles à une prise en charge totale ou partielle par les dispositifs publics de financement de la formation

Tarif spécifique :

Destiné aux personnes physiques, aux salariés d'associations et aux agents des communes de moins de 2500 habitants :

1 095 euros nets de taxe par participant