Fiche descriptive de la formation
Optimiser l’organisation de sa billetterie et l’accueil de ses publics
Durée : 3 jours (21 h)
Effectif limité à 12 personnes
Tarif public : 1 925 € par participant (net de taxes)
Tarif spécifique destiné aux personnes physiques, aux salariés d'associations et aux agents des communes de moins de 10 000 habitants :
1 195 € par participant (net de taxes)
Public concerné :
Toute personne chargée d’organiser la billetterie et/ou d’accueillir les publics : administrateur, secrétaire général, chargé de relations avec les publics, chargé de communication, responsable et chargé de la billetterie, responsable et chargé de l’accueil, opérateur billetterie...
Compétences visées :
- Comprendre et appliquer les règles juridiques, fiscales et techniques encadrant la billetterie en France.
- Structurer un service billetterie/accueil performant : tarifs, offres, canaux de diffusion, organisation des ventes.
- Gérer les opérations techniques : abonnements, réservations, ventes diverses (guichet, web, téléphone), contrôle et accueil.
- Assurer la clôture administrative et comptable des événements : bilan, rapports, conformité réglementaire
Prérequis :
Cette formation ne nécessite aucun niveau de connaissance ou de qualification spécifique. Elle est accessible aux personnes débutant leur parcours professionnel.
Déroulé de la formation :
Les fondamentaux de l'accueil et de la billetterie :
- Panorama des catégories de public (familles, jeunes, seniors, personnes en situation de handicap).
- Réglementation en vigueur : aspects relatifs à la billetterie informatisée ou manuelle .
- Bonne pratique pour la conception des billets physiques et électroniques (mentions légales, sécurité, format).
-
- Le billet : typologie, sécurité et mentions obligatoires.
- Le billet manuel et thermique, le E-Ticket, le M-Ticket, le duplicata, le billet de groupe, la contremarque
Comprendre les publics et améliorer leur expérience :
- Identifier les besoins et comportements d’achat selon les types de public.
- Accueil – sécurité : vigilance, protocoles et posture professionnelle.
- Outils de suivi des clients (CRM), articulation avec les obligations RGPD.
L'abonnement, l'adhésion et le Pass :
- Différencier abonnements, adhésions et pass : mises en place, gestion tarifaire, modèles adaptés.
- Modalités d’administration, traitement des inscriptions et service après-vente.
Préparer sa billetterie :
- Définir ses offres et ses tarifs
- Les critères et la temporalité d'une ouverture des ventes
- Billetterie simple VS Billetterie complexe
- Paramétrage de la billetterie et des guichets
- Les moyens de réservation et les canaux de vente (internes, revendeurs, partenaires,…)
- Le placement en salle numérotée (fonctionnements et recommandations)
- Les types de réservation, les quotas et contingents, l'édition et la distribution des billets
- TVA, Licences, etc. : les textes de référence et les différents taux applicables
L'ouverture des ventes et la réservation :
- Comment se préparer
- Les moyens de paiements et de réservations
- Les outils destinés au public et à ses partenaires
- La vente au guichet (procédure manuelle, gestion des litiges et archivages)
- La vente en ligne (process et recommandations)
- La vente par téléphone
- Suivi des ventes et des crédits
- Comptage des caisses et identification des paiements par canaux (liaison avec la comptabilité générale et l'analytique)
Les procédures transversales :
- Gestion du flux du public
- Gestion des conflits et service après-vente (SAV)
- Relation avec la régie
- Relation avec la production
- Relation avec la communication
- Gestion des équipes et des bénévoles
Bilans, rapports d'activités et contrôles de l'état :
- Bilan moral : l'indispensable
- Bilan de fréquentation et financier
- SIBIL, contrôles potentiels de billetterie
Intervenant(s)
Adeline DURAND, actuellement responsable billetterie à la Cité des Congrès de Nantes, elle détient 15 ans d'expérience dans l'évènementiel (Belle île On Air, Terre du son, Interceltique de Lorient, Le temps Machine, Pannonica, etc.... Elle accompagne les professionnels dans l’optimisation des ventes, des outils de billetterie, de l’accueil et la circulation des publics.
Modalités d'inscription :
Sur entretien préalable de positionnement avec nos conseillers.ères formation, et après validation du mode de financement.
Toutes nos formations sont éligibles aux dispositifs de financements publics.
(Seules les formations certifiantes sont éligibles au CPF).
Cette formation alterne l'exposé participatif (apports théoriques, pédagogie interrogative) et le plan d'action personnel (exemples de bonnes pratiques mobilisables par les participants, pédagogie active-interrogative).
La pédagogie active est priorisée, par mise en situation et cas pratiques, exercices individuels, conseils personnalisés à chaque participant.
Le contrôle des acquis en cours de formation est réalisé à l'aide de mises en situation, d'auto-diagnostic, de travaux pratiques ou dirigés, suivant les modalités pédagogiques. Une évaluation qualitative est réalisée en fin de formation, puis analysée par l'équipe pédagogique. Le résultat global est à la disposition du participant.
Une attestation individuelle de formation, rappelant les objectifs, est remise au participant l'ayant suivie avec assiduité.
Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées moteur dans la plupart de nos lieux de formation. D’autres types de handicaps et de compensations peuvent être pris en charge sur demande. Notre organisme de formation est doté d’un référent handicap qui peut étudier avec vous les différents aménagements de votre projet de formation.
- Prenez contact avec nos conseillers.ères pour l'entretien de positionnement
- Transmettez le devis à votre financeur pour validation
- Nous vous inscrivons sur la formation et vous recevez une confirmation d'inscription
- Vous remplissez le questionnaire pré-formation en ligne
- Vous recevez une invitation quelques jours avant le début de la formation.
Dès la validation de votre inscription, vous recevez un mail avec un lien vers le formulaire de recueil de votre situation et de vos besoins personnels.
Ces informations sont directement transmises au formateur, qui peut ainsi prendre en compte vos attentes particulières.